Par Thierry MARIET, expert-comptable, responsable du pôle professions libérales au sein du cabinet ASARTIS
Il peut être tentant, pour des raisons financières, de réaliser soi-même les formalités juridiques des sociétés, voire de s’en passer, d’autant plus lorsqu’il s’agit de sociétés unipersonnelles, familiale ou constituée entre collègues ou amis… L’expérience nous montre pourtant régulièrement les conséquences très concrètes de la négligence des associés en matière de suivi juridique.
Les statuts, la colonne vertébrale d’une société.
Chaque société est unique, à l’image de ses associés, même si elle est unipersonnelle. Les statuts qui la composent doivent être rédigés avec soin car ils ont une importance capitale pour le bon fonctionnement de la société. De la création à la liquidation, les statuts vont gérer les relations entre les associés et les règles de fonctionnement de la société. C’est aussi le document qui va défendre les droits de chacun dans la gestion quotidienne de la société (spécialement ceux des associés qui ne sont pas gérants), fixer l’objet social et l’étendue des pouvoirs de la gérance (une société est créée dans un but précis et son objet social est limité), fixer la répartition du capital entre les associés et leur droit au bénéficie, déterminer les règles pour la tenue de l’assemblée générale annuelle, …
Tout au long de la vie de la société, et notamment lors de l’entrée ou de la sortie d’un associé, les statuts resteront le document de référence pour les associés et les tiers extérieurs.
Au vu de l’importance des statuts dans les rapports entre les associés, il est absolument capital que leur rédaction ne soit pas bâclée. Or, il existe sur internet aujourd’hui des modèles de statuts « prêts à l’emploi » avec des clauses standards censées répondre à vos besoins pour un prix attractif. Ces genres de modèles sont absolument à proscrire car ils prévoient des dispositions standards qui ne correspondent pas toujours à vos besoins ou vos attentes et pourront bloquer le fonctionnement futur de la société. Avec ce type de modèle, le gérant peut se retrouver avec des pouvoirs plus qu’étendus au détriment d’un autre associé minoritaire qui n’aura pas son mot à dire.
Par ailleurs, la définition de l’objet social, élément capital des statuts, peut être rédigé de manière tellement imprécise que l’on ne sait pas exactement ce que la société a le droit de faire ou de ne pas faire. Enfin, nombre d’anomalies sont régulièrement constatées, notamment sur le montant et la décomposition du capital social (nombre de parts et valeur unitaire de la part incohérents avec le montant du capital social).
Dernièrement, nous avons eu à constater dans les statuts d’une SARL à associé unique que le capital de 1 500 € était composé d’une seule part sociale, alors que, pour l’associée, le capital était composé de 1 500 parts de 1€. Cette anomalie empêchait toute cession de parts et rendait impossible l’ouverture du capital qu’elle avait envisagée avec de nouveaux associés. Nous avons plaidé l’erreur matérielle auprès du tribunal de commerce afin que l’anomalie soit rectifiée. L’associée a alors compris que la rédaction des statuts par elle-même n’avait pas été une si bonne idée…
Nous vous recommandons donc très fortement de vous adresser à des professionnels du droit (avocats, juristes, notaires, …) pour la rédaction de vos statuts. Cela vous coûtera plus cher mais vous évitera bon nombre de déconvenues par la suite dans les relations entre associés (cessions de parts, décès, mésentente entre associés, …).
Cette recommandation s’adresse tout particulièrement aux associés de SCI et SCM dans la mesure où il s’agit de sociétés civiles dans laquelle leur responsabilité ne se limite pas à leurs apports mais concerne l’ensemble du passif de la société (à proportion de leur participation au capital). Il n’est pas rare que des associés d’une SCM nous sollicitent en urgence lors du départ de l’un d’entre eux car ils viennent de découvrir que la répartition du capital et l’affectation du résultat prévu par les statuts n’était pas conforme avec ce qu’ils imaginaient depuis plusieurs années…
Pour plus d’infos sur les statuts, rendez-vous sur economie.gouv.fr
Le choix du régime fiscal de la société : une étape capitale et incontournable
Certaines sociétés (SARL, SELARL, SCI) ont le choix entre 2 régimes fiscaux pour l’imposition de leur résultat (impôt sur le revenu ou impôt sur les sociétés). Ce choix s’effectue lors de la création de la société lorsque l’on remplie le formulaire d’inscription au centre de formalité des entreprises (imprimé M0) ou plus tard par une lettre d’option. Le choix du régime fiscal est capital car il va déterminer la manière dont va être tenue la comptabilité et fiscalisée les résultats de la société. Or, une option à l’impôt sur les sociétés était irrévocable jusqu’à l’année dernière (il est maintenant possible de revenir en arrière dans un délai de 5 ans, mais avec des conséquences comptables et fiscales importantes).
Par ailleurs, une SCI qui détient un immeuble professionnel peut faire une option à la TVA, ce qui lui permettra de collecter la TVA auprès de ses locataires (20%) et, en contrepartie, de récupérer la TVA qu’elle aura payée sur l’achat de l’immeuble, les travaux et charges courantes. Cela peut donc être très avantageux pour elle si les locataires sont assujettis à la TVA (et peuvent donc récupérer la TVA qui leur sera facturée) et que l’immeuble a moins de 5 ans (acquisition soumise à TVA). Cette option peut se faire à la constitution de la société ou plus tard par une lettre d’option.
Nous avons eu récemment le cas d’associées d’une SCI qui avaient effectuées les démarches de constitution de leur société sur internet. Or, sur le formulaire d’inscription déposé au CFE, la case « option à la TVA » avait été cochée sans qu’elles ne s’en rendent compte. Nous avons constaté cette erreur matérielle lorsque l’administration fiscale leur a demandé, un an plus tard, le dépôt de la déclaration de TVA annuelle. Elles ont pu rectifier l’anomalie en plaidant la bonne foi auprès de l’administration, mais elles ont compris le risque qu’elles avait pris de faire les choses par elles-mêmes sans passer par des personnes compétentes. Elles savent maintenant que nous avons un service juridique au sein d’Asartis capable de prendre en charge ce genre de formalité.
L’assemblée générale, un rendez-vous indispensable.
Toute société, quelque soit sa forme, à l’obligation chaque année d’organiser une assemblée générale dans les 6 mois de la clôture des comptes. C’est un rendez-vous important où l’ensemble des associés peuvent se retrouver pour partager sur l’activité de la société et décider de l’affectation du résultat.
Les modalités de convocation et de tenue de l’assemblée générale sont définies par le code de commerce et précisées par les statuts (d’où l’importance capitale de bien les rédiger !). L’assemblée générale est l’organe souverain de la société : c’est en son sein que se prennent les décisions importantes de la société, notamment en matière d’approbation et d’affectation du résultat. Au cours de cette assemblée, la gérance présente un rapport de gestion dans lequel sont exposés l’activité de la société au cours de l’exercice écoulé, les évènements significatifs intervenus depuis la clôture et l’affectation du résultat proposée aux associés.
A la suite de la présentation de ce rapport, chaque associé se prononce sur l’approbation des comptes de l’année et sur l’affectation du résultat. C’est aussi l’occasion pour les associés minoritaires de poser toutes les questions qu’ils veulent en rapport avec la société à la gérance. L’assemblée vote également le quitus à la gérance, ce qui signifie qu’elle valide la gestion de la société faite par la gérance au cours de l’exercice écoulée. Cette étape de l’AG est fondamentale car c’est ce qui permet de valider la gestion d’une société et de conforter la gérance dans sa gestion. Les décisions prises par l’assemblée générale sont consignées dans un procès-verbal qui est ensuite envoyé à l’ensemble des associés et retranscrit dans le livre d’assemblées.
Bien qu’elle soit importante et obligatoire, nous constatons très souvent que la tenue de l’assemblée générale est souvent négligée par les associés de SCI et de SCM. Cela est bien dommage car c’est le lieu de rencontre indispensable pour l’ensemble des associés, spécialement les minoritaires qui ne participent pas au quotidien à la gestion de la société.
Par ailleurs, sur le plan comptable, l’absence de tenue de l’assemblée générale empêche l’affectation du résultat annuel qui reste bloqué en report à nouveau alors qu’il aurait pu être mis à la disposition des associés via leur compte courant. Cela a souvent pour conséquence de rendre les comptes courants d’associés débiteurs, ce qui est un véritable casse-tête à gérer lors du départ ou de l’arrivée d’un nouvel associé. De plus, l’assemblée générale n’ayant pas donné quitus à la gérance, celle-ci continue de porter seule le poids de la gestion de la société.
En conclusion, le juridique d’une société n’est pas à prendre à la légère. Nos équipes juridiques au sein d’Asartis sont à votre disposition pour vous accompagner dans vos projets et sécuriser vos relations.
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